Сегодня можно найти большое количество информации о том, где и как купить офисную мебель, причем большинство компаний рекомендует предварительно пригласить к себе в офис своего представителя. Это совершенно оправданный шаг, и помощь специалиста на самом деле необходима, но, прежде всего нужно четко сформулировать какие зоны вы хотите организовать в своем офисе. Входная зона (рецепция), кабинеты сотрудников, кабинеты для руководителей различных уровней, переговорная зона, зона отдыха, кухня, обеденная зона, и так далее. Каждая зона несет в себе какую-то функциональную задачу, которая и должна быть решена. Основным инструментом ее реализации является в первую очередь - именно корпусная мебель и мягкая мебель и во вторую - различные офисные аксессуары (полки, перегородки, светильники, подставки, офисные стулья, офисные кресла и т.д.).

Всем известна поговорка "Встречают по одежке…", и как ни странно, к офису это имеет прямое отношение. Клиенты или потенциальные партнеры в первую очередь дают визуальную оценку вашей компании, исходя из первого впечатления от вашего офиса. Основная задача данной зоны - встреча и предварительное общение с клиентом. Следовательно в любом случае необходимо рабочее место секретаря, кресло для секретаря и место для ожидания - стулья для посетителей или мягкая мебель, при необходимости журнальный стол.

Рабочее место секретаря - может представлять собой, либо письменный стол с выкатной тумбой (что немаловажно для "маленьких" офисов), либо полноценную рецепцию, где письменный стол дополнен высокой стойкой.

Нужно помнить о том, что рецепция есть "краткое содержание" того, что видит посетитель, продвигаясь в глубь офиса. Стилевые предпочтения в организации зоны рецепции должны соотносится с общим дизайном офиса. Обычно в рецепции предлагаются в сериях мебели для персонала, что довольно удобно, так как в данном случае выдерживается общий стиль. В отдельных случаях, когда входная зона находится рядом с кабинетом руководителя, рецепция может комплектоваться из элементов серии кабинета для руководителя .

2. Рабочая зона

Можно выделить два основных типа построения зоны деятельности рядовых сотрудников: классический офис и открытый офис.

Классический (закрытый) офис представляет собой систему изолированных помещений - кабинетов. Как правило, каждый кабинет соответствует выполнению каких-либо функций компании - бухгалтерия, транспортная служба, оптовый отдел и т.д. Такое планирование является наиболее распространенным типом офиса в нашей стране.

Открытый или ландшафтный офис (open space) организуется в достаточно большом помещении, не разделенном капитальными стенами. Основная идея - свободное движение информационных и функциональных потоков. Пространство офиса структурируется, и в нем создаются необходимые функциональные зоны (бухгалтерия, транспортная служба, оптовый отдел и т.д.), при этом широко используются стационарные и мобильные офисные перегородки. Отсутствие дверей и коридоров существенно экономят площадь офиса.

На сегодняшний день при планировании рабочей зоны все чаще используется смешанный тип офиса, при котором рабочие места для персонала находятся в зоне open space, а рабочие места руководителей среднего и высшего звена вынесены в закрытые зоны.

С точки зрения содержания, комплектация рабочего места любого сотрудника включает в себя рабочий стол, выкатную тумбу и кресло. Но если посмотреть на содержание рабочего места с точки зрения функциональности, выясняется, что оно не может быть одинаковым для всех сотрудников и отличается в зависимости от назначения ,той или иной должности, своим составом.

Специалисты по эргономике утверждают, что оптимальная величина рабочей поверхности должна составлять не менее 3 кв.м. На такой площади без особых трудностей можно найти место не только для монитора, клавиатуры, мыши и многочисленных папок с бумагами, но и для любимых безделушек или семейной фотографии. Однако такой рабочий стол необходимо еще и максимально компактно разместить в офисном пространстве, каждый сантиметр которого обычно на "вес золота". Именно поэтому все чаще появляется такое понятие как "рабочая станция": несколько рабочих столов компонуются друг с другом через двусторонние или ассиметричные столешницы. Рациональное использование пространства возможно при объединении, к примеру, четырех симметричных столов с прямыми углами. При использовании столешницы с углом 120 градусов компактной будет рабочая станция, составленная из трех рабочих столов.
При формировании рабочего места заметную роль играют дополнительные элементы.

Появилась возможность собирать рабочую поверхность как конструктор, добавляя или убирая дополнительные элементы. Мобильные тумбы или столы, снабженные колесиками, способны изменить конфигурацию используемой поверхности рабочего стола в зависимости от желания или возникшей необходимости (размеры и формы столешницы, как правило, ограничены технологическими особенностями производства). Стационарный рабочий стол увеличивается при помощи таких элементов как: окончание стола, компьютерный стол, приставной стол, приставная тумба, угловые элементы от 30 до 120 градусов.

Кроме того, современные требования эргономической безопасности определяют новые условия производства - криволинейную форму самой столешницы, мягкие закругленные углы. Все это психологически благоприятно воздействует на людей. Человеку необходимо чувствовать себя комфортно, не опасаясь в процессе работы наткнуться или удариться об острый угол рабочего стола, и этому способствует плавная "обтекающая" форма столешницы.

Таким образом, использование различных вариантов рабочих столов, грамотное размещение элементов, компоновка рабочих станций обеспечивают компромиссное решение между содержанием и назначением рабочего места.

Помимо содержания рабочего места необходимо обращать внимание и на правила его размещение в рабочем пространстве офиса:

• сотруднику, сидящему за столом спиной к стене, необходимо иметь за спиной пространство не менее 90см от рабочего стола до стены;
• рабочие столы, стоящие друг за другом, размещаются на расстоянии не менее 90см;
• при размещении отопительных приборов вдоль окна, расстояние между ними и рабочим столом должен составлять не менее 55см (что достаточно и для прохода);
• при размещении нескольких рабочих мест в небольшом пространстве необходимо расставлять мебель таким образом, чтобы предоставить сотрудникам возможность обзора рабочего пространства и ощущение "закрытой спины". Это требования психологического характера, т.к. люди должны видеть, кто входит в кабинет и подходит к рабочему месту. В противном случае они чувствуют дискомфорт, который рано или поздно отражается на работе.
• при размещении рабочих столов, когда сотрудники расположены лицом друг к другу необходимо функциональное и визуальное разделение рабочего пространства - для этого между столами устанавливаются настольные перегородки высотой 20-30см.
• важно учитывать высоту расположения окон. Так при низкой высоте подоконника лучше освещена часть помещения близкая к окну, при высоком положении подоконника освещенной является дальняя от окна часть. У высокого размещения подоконника есть еще одно преимущество - рядом с ними можно разместить низкие шкафы для документов или средние шкафы для документов. Высокие шкафы для документов можно расположить в простенках между окнами.

3. Кабинет руководителя

Вид кабинета во многом определяется положением, которое занимает его хозяин. Очевидно, что кабинет президента компании должен отличаться от кабинета рядового менеджера. Исходя из практики планирования офисного пространства, принято выделять три основных типа кабинетов: кабинет президента, кабинет топ-менеджера и кабинет менеджера. Правила организации каждого типа зависят от уровня и стратегии компании, особенностей ее корпоративной культуры, выполняемой руководителем задачи, и только в последнюю очередь - от его вкусовых предпочтений.

Уровень президента

Штаб-квартира или офис президента компании - это не одна комната, а специально выделенная часть офисного пространства. Высокий ранг руководителя требует организации парадного кабинета, который играет исключительно представительскую роль. Задача такого кабинета - адекватно представлять политику компании. Если парадные апартаменты принадлежат президенту крупного банка, уже имеющего солидную репутацию, то в оформлении интерьера используют классическую мебель и антикварные произведения искусства. Атмосфера здорового консерватизма подтверждает финансовую стабильность учреждения. Есть банки, клиенты которых - молодые компании, основа бизнеса которых развитие новых информационных технологий. В этом случае кабинет руководителя стоит решить в одном из современных стилей - это будет располагать продвинутых клиентов к общению.

Мебель кабинета президента компании по своему составу в любом из вышеуказанных вариантов остается в целом неизменной. Письменный стол руководителя с большими габаритами (300*110см), набор шкафов, греденция.

Из всего перечисленного, самое важное - письменный стол. Стол руководителя высшего ранга изготавливается из шпона ценных пород дерева. Чем больше в шпоне сучков или других "дефектов" рисунка, тем выше уровень. Современные технологии изготовления мебели достигли таких результатов, что меламин от шпона может отличить профессионал высокого уровня. Именно поэтому производители стараются подчеркнуть изъяны натуральной древесины, доказывая, таким образом дороговизну изделия.

Спорный вопрос вызывает необходимость брифинг-приставки к письменному столу президента. Существует мнение, что в переговорах все участники равны, и символом этого равенства является единый переговорный стол и одинаковые для всех кресла, поэтому ситуация, при которой руководитель находится во главе стола, невозможна в современном демократическом офисе, и больше характерна для компаний с четко выраженной вертикалью власти. Самым компромиссным вариантом является не большая брифинг-приставка к письменному столу президента компании и большой стол для переговоров в этом же кабинете.

Уровень топ-менеджера

В кабинете управляющего (как и в кабинете президента) эргономика рабочего места не играет существенной роли. Как показывает статистика, чем выше ранг руководителя, тем меньше времени он проводит в своем рабочем кресле. Выбор стилистики и формы мебели этого уровня достаточно свободный и зависит от пристрастий и пожеланий хозяина.

Уровень менеджера

Основной менеджмент - это руководители, которые проводят много времени на рабочем месте. Для кабинета этого уровня подходит небольшое помещение, удобное для продолжительной работы. Именно к этому рабочему месту предъявляются высокие эргономические требования. Рабочий стол, приставной стол, компьютерный стол, не большая брифинг-приставка, шкаф для документов, шкаф для одежды - минимальный набор элементов мебели кабинета менеджера. Для руководителя среднего уровня больше подойдет мебель с ламинированным или меламиновым покрытием. В отличие от шпона, который обладает низкой износоустойчивостью, ламинированные и меламиновые покрытия имеют гораздо более длительный срок службы при более интенсивном использовании.

Самым необходимым элементом состава кабинета руководителя среднего уровня является максимально удобное офисное кресло. Работоспособность человека напрямую зависит от кресла, в котором он сидит, поэтому оно должно обладать максимальной эргономикой.

4. Переговорная зона

Необходимость иметь место для совещаний и переговоров продиктована как этикетом, так и соображениями конфиденциальности, а количество переговорных и их назначение обуславливается потребностями компании.

Условно переговорные комнаты можно разделить на два типа:

• Классический тип наиболее популярен в России, так как большинство руководителей считают классический интерьер показателем солидности фирмы. Как правило, переговорная в классическом стиле представляет собой достаточно большую изолированную от остальных помещений комнату, обставленную дорогой мебелью. Длинный полированный стол для переговоров, кожаные кресла для посетителей, низкая греденция с необходимыми принадлежностями - непременные составляющие такого интерьера. Плюсы очевидны. Во-первых, попав в подобную обстановку посетитель понимает, что имеет дело с солидным предприятием. Во-вторых, классический интерьер обладает способностью настраивать человека на деловой лад. Однако данный вариант не лишен и заметных недостатков. Первый и самый главный - подобная обстановка хороша только на достаточно большой площади. Целесообразно ли обзаводиться одной просторной и дорогой переговорной, или сфера деятельности компании такова, что лучше устроить две-три небольших комнатки, обставленных несколько проще, а представительский вариант переговорной зоны перенести в кабинет руководителя. Подобная переговорная великолепно отвечает представительским целям, но для текущей ежедневной работы может оказаться не очень удобной.
• Современный тип. Переговорная в современном стиле вовсе не обязательно должна быть полностью изолирована от офиса - она может отделяться от него модульными перегородками, ширмами, раздвижными перегородками. Часто одна большая изолированная переговорная разделяется на несколько "индивидуальных" все теми же мобильными элементами. Современный интерьер строится по принципу "минимальные затраты - максимальная эргономичность и польза", и в зависимости от требований момента легко меняться. Модульные и складные столы, которые очень просто перегруппировать или убрать, легкие стулья или кресла, которые удобно хранить, складывая "стопкой", позволяют быстро обеспечить посадочные места большому количеству визитеров или, наоборот, максимально разгрузить интерьер. В идеальном варианте компания должна иметь как минимум оба типа переговорных комнат - одну для текущих переговоров на уровне среднего менеджмента, и другую для проведения переговоров на высшем уровне.

5. Зона отдыха

Современные руководители ценят в своих сотрудниках творческий подход к работе, коммуникабельность, умение работать в команде. Новый взгляд на работу в офисе требует такого пространства, которое могло бы "стимулировать" активность персонала. Специалисты рекомендуют для решения этой задачи организовать в офисе зону отдыха. Западноевропейская практика планирования офисного пространства показывает, что именно в таких местах происходит наиболее продуктивное общение. Здесь исчезают иерархические барьеры между сотрудниками, рождаются оригинальные идеи, обсуждаются новые стратегии и старые производственные проблемы. Здесь формируется командный дух коллектива.

Зону отдыха можно решить несколькими способами исходя из функциональных задач.

Самый простой-помещение которое используется для кратковременного отдыха сотрудников и информационного обмена. Такую комнату лучше всего расположить в самом оживленном месте офиса, на пересечении потоков движения. При планировании данного типа комнаты отдыха лучше всего использовать небольшого размера cтолы и полумягкие стулья.

Более продвинутый вариант- помещение, выполняющее функцию внутреннего конференц-зала. Такая комната может стать местом для командной работы коллектива. Интерьер такого помещения должен быть достаточно комфортабельным: мягкие двухместные и трехместные диваны, журнальные столики, спокойное освещение. Зал оснащается проекционной техникой для проведения видеоконференций или презентаций.

Самая современная и распространенная модель зоны отдыха - помещение, в котором можно отдыхать и работать одновременно. Здесь находятся столики для совещаний (можно использовать журнальные столы больших размеров- 120 см, 140см), удобные, но не слишком мягкие кресла, лучше использовать полумягкие модульные диваны и кресла, установлена аудио-видеоаппаратура, отведено место для кофе-брейков.